Een roosterapp die altijd goed werkt? Daar zorgen de Functioneel Beheerders voor!

Van het maken van roosters tot het houden van online vergaderingen, ons ziekenhuis kan niet zonder onze functioneel beheerders. Wij spraken met functioneel beheerders Tommes en Mandy over hun werk en de zoektocht naar een nieuwe collega.

Tommes werkt als Functioneel Beheerder OWS

Wat doe je als Functioneel Beheerder OWS?

“Goede vraag”, lacht Tommes. “Je houdt je samen met je collega Functioneel Beheerders met als aandachtsgebied OWS, bezig met alles rondom de applicatie Ortec Workforce Scheduling (OWS). We gebruiken OWS om werkroosters voor alle collega’s te maken en te coördineren. Een onmisbare applicatie dus om ons ziekenhuis draaiende te houden’’, aldus Tommes. Mandy vult aan: “Je werkt best zelfstandig. Denk aan het beantwoorden van HR-vragen van afdelingen, het openzetten van roosters voor aanpassingen, saldo’s berekenen en nieuwe diensten aanmaken”.’ Tommes: “Het zijn vooral veel korte vragen die je meteen kunt afhandelen, dat maakt het heel divers. Persoonlijk vind ik dat heel leuk, omdat je veel mensen kunt helpen op één dag!’’, vertelt Tommes. Mandy tot slot: ‘’We hebben ook elk jaar een belangrijke update waar je nauw bij betrokken bent. Dit gebeurt altijd eerst in een testomgeving, en wanneer wij alles grondig getest hebben en alles goed werkt gaat de update live. Hier komt eigenlijk alles samen: je organisatie- en CAO-kennis, maar ook vooral je ICT-vaardigheden”.

Jullie buigen je dus echt volledig over OWS. Zijn er mooie projecten of verbeteringen waar jullie iets over kunnen vertellen?

“We werken heel nauw samen met het Centraal Planbureau en hebben korte lijnen met het huis, dus we krijgen altijd wel verzoeken of wensen door van de mensen die de applicatie dagelijks gebruiken. Een van die verzoeken was een koppeling met de agenda, en die hebben we kort geleden kunnen realiseren! Het is zo leuk dat je zo’n wens van de gebruikers dan werkelijkheid kunt maken”, geeft Mandy als voorbeeld van zo’n mooi project. “En, onlangs hebben we de community pagina van OWS gelanceerd, één centrale plek waarop werkinstructies, scholingen en nieuwtjes rondom de applicatie terug te vinden zijn. Dat scheelt een hoop zoekwerk voor gebruikers”. “Ook met de mobiele ESS 7 app en de nieuwe webversie houd je je bezig. Wij zijn als Functioneel Beheerders de spil tussen ORTEC en de collega’s bij Zorg Technologie, én zorgen dat deze nieuwe applicaties getest worden voordat ze beschikbaar komen voor de andere collega’s”, sluit Tommes het verhaal af.

Ik begrijp dat jullie normaal gesproken met drie Functioneel Beheerders OWS zijn. Hoe ziet de rest van het team eruit?

“We zijn in totaal met ongeveer 18 collega’s die allemaal Functioneel Beheerder zijn. We maken allemaal deel uit van de afdeling Beheer Ondersteunende Zorgsystemen. Wel hebben we verschillende aandachtgebieden, zoals Microsoft 365, AFAS, Zenya en het pasjessysteem OCMS. Ook zijn er twee ontwikkelaars in het team aanwezig”, vertelt Tommes ons. “Het is vooral een gemengd team. Mannen, vrouwen, ervaren en minder ervaren. Vooral de laatste paar jaar kregen we er jongere collega’s bij  die net afgestudeerd zijn. Erg leuk!”, licht Mandy het antwoord van Tommes toe. 

Functioneel Beheerder Tommes in overleg met een collega

Mooi, zo’n divers team! Hoe is de samenwerking?

“Goed! Sowieso heb je elke maand een overleg met collega’s van HR en het AFAS systeem, en een overleg met alle Functioneel Beheerders samen”, antwoordt Mandy. “En daarnaast hebben we de weekstart. We bespreken dan wat er loopt en waar we elkaar bij kunnen helpen. Vaak zitten we op die dag ook met ons eigen OWS-clubje nog even samen. Wat ik ook mooi vind aan deze rol is dat je veel met andere afdelingen te maken hebt. Je komt echt in het hele ziekenhuis, van magazijn tot schoonmaak en verpleegafdeling. Heel bijzonder is dat”, aldus Tommes.

Veel service-tickets, projecten en samenwerkingen. Hoe ziet je gemiddelde werkdag eruit?

“Je bent best wel zelfstandig, dus die werkdag is heel afhankelijk van hoe je die zelf indeelt”, start Mandy het verhaal. “Een deel van de dag werk je je binnengekomen tickets met vragen af, dit kunnen zowel grote als kleine vragen zijn. Voor extra informatie rondom zo’n vraag heb je soms nog een afspraak met een afdeling of collega, zodat je met voldoende input aan de slag kunt met het oplossen van de hulpvraag’’. Tommes: verder heb je meestal ook nog wel een overleg, of meerdere overleggen. Zoals de teambesprekingen of een regulier overleg met je leidinggevende. Een RO’tje noemen we die. Thuiswerken is overigens ook geen probleem, overleggen doe je dan gewoon via Teams”, aldus Tommes.

Nog een laatste vraag voordat we afscheid nemen. Hoe zouden jullie het ETZ in één woord omschrijven?

Mandy heeft haar antwoord al klaar en trapt meteen af: “Vertrouwd”. Tommes volgt vrijwel direct: “Kansen”.

Functioneel Beheerder Tommes aan het werk

Kansen, dat is bijzonder. Toch nog een extra vraag dan.. Zou je dat eens toe willen lichten?

“Ja, tuurlijk”, lacht Tommes. “Ik ben van oorsprong verpleegkundige, maar wilde graag een switch maken. Wel wil de ik servicegericht blijven werken én in de zorg blijven. Dat deed ik namelijk al 18 jaar. Ik werkte destijds als verpleegkundige in de flexpool en kreeg vanuit daar de kans om een zwangerschapsverlof op te vangen in een vergelijkbare rol, vanuit daar ben ik doorgerold naar een functie als Functioneel Beheerder. Echt een mooie kans voor me”. Mandy begint ook te lachten en valt haar collega bij: “Ik kom dus ook niet uit het ICT vak, maar heb een studie Communicatie & Multimedia Design gedaan. Ik liep in 2010 stage in het ETZ en ben daarna bij P&O gaan werken, vanuit daar ben ik doorgestroomd naar Functioneel Beheer.’’