Officemanager

Locatie: ETZ
Aantal uren per week: 32-36
Afdeling/specialisme: Cardiologie
Vacaturenummer: 2022.301
Sluitingsdatum vacature: 15-8-2022

De Vakgroep Cardiologie heeft per 1 oktober 2022 een vacature voor een:

Officemanager
voor 32-36 uur per week

Jouw uitdaging

Als officemanager ondersteun je de vakgroep Cardiologie in de volle breedte:

  • Je bent verantwoordelijk voor de roosterplanning van de cardiologen en het contact met de backoffice voor de planning van de poli’s en het planbureau voor planning van de HCK programma’s.
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor (ad-hoc) wijzigingen bij bv. ziekte/afwezigheid en zoekt hiervoor zelfstandig oplossingen.
  • Je ondersteunt de vakgroepmanager in de voorbereiding en uitwerking van beleidszaken binnen de vakgroep.
  • Je verricht secretariële en administratieve werkzaamheden voor de vakgroep zoals agendabeheer, facturatie en DBC werkzaamheden.
  • Je verzorgt de planning en organisatie van vergaderingen voor de cardiologen.
  • Je verricht allerhande uitzoekwerk voor de vakgroep of individuele cardiologen.
  • Je beheert de inventaris en voorraden van ons kantoor.
  • Je draagt gevraagd en ongevraagd ideeën/verbeteringen aan voor de organisatie van de vakgroep.

Jouw werkomgeving

Als officemanager ga je aan de slag binnen het secretariaat van de vakgroep Cardiologie. De vakgroep bestaat momenteel uit 21 cardiologen die werkzaam zijn op de 3 locaties van het ETZ. De vakgroep wordt ondersteund door een klein team bestaande uit een vakgroepmanager en het vakgroepsecretariaat (3 collega’s). Naast ambitie is het teamgevoel en werkvreugde erg belangrijk binnen dit team. Het is een leuke en dynamische werkomgeving waarin we met elkaar zorgen dat alles goed georganiseerd is. 

Jouw profiel

We zijn op zoek naar een enthousiaste collega die zelfstandig kan werken, de verantwoordelijkheid neemt en zaken gedaan krijgt. Je wordt de steun en toeverlaat van de vakgroep op het gebied van de taken en dienstenplanning. Je weet problemen te voorkomen en lost ze op waar ze zich voordoen. Het opstellen van roosters zie je als een uitdaging, waarbij je het hele proces overziet en oog hebt voor detail. Je vindt het leuk om de basis die er is verder uit te bouwen en te optimaliseren. Daarnaast zullen de cardiologen uit de vakgroep met de meest uiteenlopende vragen een beroep op je doen.

Je bent vriendelijk en tactvol, maar vasthoudend als het nodig is. Je ziet het werk liggen, deelt zelf het werk in op volgorde van prioriteit en kunt er mee omgaan wanneer de dagelijkse gang van zaken verstoringen in de planning oplevert. Je laat niet over je heen lopen, snapt wat er moet gebeuren, hebt plezier in het voor elkaar krijgen van zaken en bent flexibel en accuraat. Binnen het secretariaat cardiologie ben je het eerste aanspreekpunt waarbij je met jouw probleemoplossend vermogen bijdraagt aan de secretariële processen. 

Overige gevraagde competenties:

  • Een relevante MBO-4 plus/HBO-diploma.
  • Je beschikt over werkervaring in een vergelijkbare functie.
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
  • Je hebt kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook).
  • Kennis van de gezondheidszorg en bijbehorende interne processen is een pré.
  • Aantoonbare ervaring met het opstellen van een rooster is een pré.
  • Enthousiast, flexibel, toegankelijk, leergierig en een groot verantwoordelijkheidsgevoel. 

Ons aanbod

  • Een dynamische werkomgeving waarbinnen veel ruimte is voor eigen initiatief en persoonlijke groei.
  • Een aanstelling voor de duur van een jaar met daarna uitzicht op een baan voor onbepaalde tijd.
  • De functie valt onder de generieke functie van officemanager A.
  • Veel aantrekkelijke extra arbeidsvoorwaarden, zoals een vaste eindejaarsuitkering van 8,33%, vakantietoeslag, tegemoetkoming reiskosten, meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden met o.a. uitgebreid fietsenplan.

Informatie en sollicitatie

Neem voor meer informatie contact op met Annabel van Deursen, vakgroepmanager Cardiologie via telefoonnummer (06) 25 38 05 89 of a.vandeursen@etz.nl. 

Stuur je CV en motivatiebrief, onder vermelding van het vacaturenummer 2022.301 voor 15 augustus 2022 aan de afdeling personeelsadministratie, via het online sollicitatieformulier. 

Bij indiensttreding doen wij een aanvraag voor een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) bij de gemeente waar je ingeschreven staat. Een VOG geeft aan dat jouw gedrag geen belemmering vormt voor deze functie. De VOG moet binnen 2 maanden na je eerste werkdag in ons bezit zijn.


Solliciteer